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Consejos para organizar una fiesta de fin de año

Se acerca fin de año y es uno de los momentos más complicados para las empresas, no solo porque comienza la época de los balances y las evaluaciones de desempeño, sino también por la difícil tarea de organizar la despedida de año para los empleados.

En las grandes corporaciones ésta tarea se le encomienda al departamento de Relaciones Públicas e Institucionales, pero en las pequeñas y medianas empresas en donde no suelen contar con este tipo de área, se le delega esta tarea a la secretaría de la gerencia o bien al sector de RR.HH., gran error!

Este tipo de eventos, son un excelente recurso para la socialización y son grandes fidelizadores de clientes, proveedores y personal. ¿Qué mejor que un ambiente distendido para poder afianzar las relaciones con nuestro entorno empresarial?

Por lo tanto, aunque a los empresarios les resulte engorroso, deben dedicarle más tiempo y dedicación a la planificación del evento o bien contratar un profesional capacitado para este tipo de acciones.

Chau al viejo cocktail

Uno de los recursos que se han usado en los últimos años, es la de organizar fiestas temáticas. Las de los años 70 u 80, con espíritu disco, retro y las bizarras son algunos de los formatos preferidos. Por ejemplo, en el 2010, una reconocida firma de televisión satelital, optó por una temática muy vinculada al espíritu de la empresa: Emuló una entrega de los Oscar en donde hubo alfombra roja, luces rompe-nubes encendidas durante toda la noche y los empleados pudieron tomarse fotografías simulando ser directores de cine con los escenarios de backstage de las películas más reconocidas.

Las fiestas diurnas, como por ejemplo un día de campo o un family day en una quinta con pileta y actividades recreativas, tienen la ventaja de ser mucho más relajadas y no hay tanto protocolo con la vestimenta y producción de los invitados. Sin embargo no a todo el mundo les gusta ponerse la malla frente a compañeros de trabajo, o estar en ropa deportiva. Además, a la gente joven le gusta la mística de la noche.

¿Por dónde comenzar?
Planifique con tiempo la fecha para la realización del evento. Los mejores días son los últimos viernes de noviembre y los primeros de diciembre, siempre antes de navidad. En el último tiempo muchas empresas eligen como fecha para su fiesta el 7 de diciembre, ya que al otro día es feriado (día de la virgen).

Una vez elegida la fecha y tener el salón contratado, el paso siguiente es preparar las invitaciones con antelación, no está demás darle al evento un toque especial a través de una invitación bien presentada para cada uno de los trabajadores que conforman la empresa. Eso hace que la fiesta adquiera mayor importancia y los invitados estarán ansiosos por asistir.

La apariencia de la sede donde se realice la fiesta también es importante para causar una buena impresión y para inspirar a la gente. Debe verse arreglado de tal manera que todos sientan ganas de divertirse y pasar un buen rato. Tanto como el espacio mismo, es importante tomar en cuenta la decoración del ambiente.

La comida y el entretenimiento
Si optamos por una fiesta de noche, debemos decidir qué tipo de catering se va a ofrecer: si será una cena formal o un cocktail informal.

Es muy importante que en una fiesta empresarial se tome en cuenta la comida. Un bufet o un banquete apetitoso es lo que todos estarán esperando. Por lo tanto lo mejor es consultar con un buen chef para que nos de alguna recomendación para la noche y que sea de buen gusto para todos. Junto a la cena va incluido el champagne o vino que se servirá durante el evento. Recuerden que una fiesta de fin de año debe ser muy elegante y a la vez vistosa, pero sin un buen vino o champagne, no resultará como lo esperamos.

En el caso de los días de campo al aire libre predominan los asados, salads bar y las mesas dulces con opciones frescas, como frutas, postres y helados.el-asado-argentino-del-sur

En relación a la diversión:
• Infaltable un disc jockey que acompañe toda la fiesta.
• Al menos un show musical durante el momento central de la fiesta.
• Si el presupuesto lo permite, la actuación de un famoso es algo muy valorado por los empleados.
• Las bandas de covers y el karaoke logran que los invitados se suelten y generan un clima distendido.
• Los sorteos y regalos también son muy apreciados (como sugerencia, podemos señalar que es mejor más cantidad de sorteos que calidad). Lo ideal sería entregar un regalo a cada uno (el logo corporativo debe ser lo más pequeño posible, ya que se trata de un regalo y no merchandising publicitario).
Por ultimo recordá que una fiesta de fin de año se caracteriza por la energía de quienes asisten a ella, por lo tanto, si sos el jefe y anfitrión de la misma, no te olvides llevar todas las ganas de divertirte, y haz que la noche resulte amena para todos, contagiando tu alegría de tener a toda tu gente reunida.

 

Ignacio Ezcurra
Analista en Relaciones Públicas
Organizador Profesional de Eventos
Vínculos Relaciones Públicas & Eventos
www.vinculoseventos.com.ar

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