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Los 10 ítems de los eventos institucionales

Dentro del mundo de los eventos existen diferentes tipologías, que se pueden ordenar en base al objetivo que buscan cumplir, si son públicos o privados, el público al que se dirigen…

Por tanto, dependiendo de lo que se busque comunicar y cómo, habrá eventos cuya organización permita más informalidad y otros que exijan una solemnidad y profesionalidad impoluta.

Y lo más importante será el mensaje que esa empresa o PYME quiere transmitir a la sociedad, mostrando parte de su ADN

 

¿Cuáles son las características de un evento de carácter institucional?

  1. Creatividad

Es cierto que los eventos organizados para instituciones pueden tener un guion marcado de antemano, lo cual no es óbice para crear una cita original y diferente, sin perder por ello la seriedad que se le supone al acto.

La creatividad se puede plasmar en diferentes facetas de la cita. Cuando se consigue, los invitados lo notan y suelen implicarse  más en el acontecimiento al que acuden.

  1. Dinamismo

Si somos sinceros, no todos los eventos de este tipo son dinámicos, pero deberían serlo. El hecho de que participen instituciones de cualquier ámbito no es excusa para caer en el tedio.

Deben tener ritmo y conseguir que los asistentes no pasen todo el tiempo mirando el reloj para ver cuándo termina. Esto se consigue con un buen programa y unos participantes implicados, en la medida de lo posible.

  1. Seriedad

Cuando una institución organiza un evento la seriedad suele ser una clara seña de identidad. Este punto no está reñido con el anterior: un acto serio y solemne puede ser al mismo tiempo entretenido. Pero es necesario que considere a sus asistentes como debe y que tenga el decoro que se espera de un acto en el que participan distintas instituciones y sus representantes.

  1. Buena organización

En un evento organizado para una institución todo debe estar controlado. No debemos pasar por alto que al acontecimiento acudirán personalidades, prensa o público general.

Todos ellos deben abandonar el acto con la sensación de que estaba bien planificado. Conseguirlo nunca es casual, sino que responde a muchas semanas e incluso meses de arduo trabajo.

  1. Protocolo marcado

En muchas ocasiones, en un evento de carácter institucional participan diferentes personalidades. Es vital que se tenga en cuenta el protocolo tanto a la hora de tratar a los asistentes como en su distribución.

  1. Prensa

Es frecuente que en los eventos de las instituciones esté presente la prensa. Ya sea por el tema del encuentro en sí o por los asistentes a él, es imprescindible facilitar su trabajo, sin que por ello se vean molestados los presentes.

Cuando hay una buena organización se gestiona de la manera adecuada lo publicado por los medios de comunicación. Además, con anterioridad se debe enviar una nota de prensa a los distintos medios con el fin de convocarlos al acto. En ella se explicará con claridad todo lo que se está preparando.

  1. Lista de invitados

Teniendo en cuenta el presupuesto, debemos decidir quiénes asistirán. Si son clientes directos, si queremos sumarlos o fidelizarlos. A veces elegimos eventos más pequeños y simples (con menos asistentes) confiando en que la asistencia de la prensa mediatizará lo suficiente. Incluso un departamento de marketing que trabaje en transmitir el mensaje a través del evento en la plataforma multimedia de cada empresa (web y redes sociales) colabora con la extensión de los buenos resultados.

  1. Conocimiento de los asistentes

Es muy importante que los organizadores del evento tengan claro qué personalidades acudirán a la cita. Si este aspecto está bien gestionado todos los invitados serán atendidos de la manera adecuada.

No podemos olvidar que es importante adaptar el contenido a las personas que van a asistir al evento.

  1. Calidad

En un acto institucional la calidad es fundamental. Por regla general acudirán a él personas que están acostumbradas a disfrutar de actos selectos, preparados con esmero.

Por eso siempre prima la calidad a la hora de elaborar todo el programa, desde el lugar en el que se celebrará, si se puede elegir, hasta la comida, pasando por la decoración o la tecnología utilizada.

No es un tema al que se le pueda restar importancia: al preparar un evento de esta clase se hacen los preparativos necesarios para que siempre esté a la altura de las personalidades que participan.

  1. Seguridad

Por desgracia vivimos en un mundo convulso caracterizado por la inseguridad. En un evento institucional es clave controlar este punto, sobre todo si acuden personalidades importantes, por lo que a la hora de preparar el acto se tendrán presentes sus características, las personas que lo presenciarán y las infraestructuras con las que se cuenta.

Si es necesario, se debe garantizar que quienes presiden el acto o acuden a él como invitados de excepción estén protegidos, para que el público tenga acceso limitado a ellos.

Las cuestiones comentadas servirán para que todos los asistentes disfruten del material preparado sin tener que preocuparse por otros asuntos.

Como hemos visto, son muchos los requisitos que deben cumplir los eventos organizados para alguna institución, empresa o PYME. Una mirada integral de la diagramación del evento y la transmisión de un mensaje cuidado que tenga que ver con el ADN serán la clave del éxito.